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TENANTFLOW

Automatiza la captura, control y comunicación de facturas de suministros para gestión de alquileres.

Documento para comité directivo

IA práctica para negocio no técnico

Caso real de autoaprendizaje con Codex · Proyecto TenantFlow · 02/03/2026

Mensaje clave

No hace falta ser programador para impulsar mejoras reales con IA. Hace falta detectar bien un problema, explicarlo con claridad, iterar y medir.

"Tengo 57 años, no soy programador, y aun así he construido una aplicación funcional que me ahorra tiempo y errores."

Problema inicial

La liquidación mensual de suministros a un inquilino era manual, fragmentada y propensa a errores: descarga de facturas en 4 proveedores, traspaso a Excel, envío por WhatsApp y seguimiento en banco.

  • Riesgo de duplicados, olvidos y cruces manuales incorrectos.
  • Dependencia de memoria y tiempo disponible.
  • Baja trazabilidad para comprobar cobros.
  • Carga mental sostenida por tareas pendientes.

Qué hace TenantFlow

Entrada inteligente

Vigila carpeta INBOX y detecta nuevos PDFs de facturas y recibos.

Control de errores

Evita duplicados con hash SHA-256 por archivo.

Extracción automática

Lee proveedor, fecha, periodo, importe, referencia y tipo de suministro.

Operación

Permite correcciones, conciliación de estado y registro de banco/reembolso.

Salidas

Genera informe PDF por selección, informe anual acumulado y pack de pendientes.

Cierre del ciclo

Envía correo desde Mail de macOS con adjuntos y CCO para trazabilidad.

Impacto operativo

AntesAhora
Control documental manual y dispersoProceso centralizado y trazable
Duplicados y olvidos frecuentesDeduplicación y extracción automática
Proceso largo y pospuestoFlujo simplificado en minutos
Comunicación manual por WhatsAppInforme + pack + email en un único flujo

Cronología resumida

  • MVP: INBOX + base de datos + deduplicación + extracción base.
  • Interacción: paso de herramienta técnica a app visual con botones.
  • Calidad de datos: ajustes por proveedor para elevar precisión.
  • Gobierno de datos: nuevos campos de control y conciliación.
  • Usabilidad e informes: tabla operativa + salida documental profesional.
  • Automatización final: envío contextual de email con adjuntos.

Qué debe llevarse un directivo no técnico

  • La IA es una palanca de productividad real en administración, comercial y soporte.
  • Se puede liderar sin programar, si se define bien el proceso y el criterio de éxito.
  • Los pilotos acotados reducen miedo y generan evidencia interna rápida.
  • El mejor modelo de adopción: negocio propone y IT industrializa.
Conclusión ejecutiva: la productividad con IA no es una promesa teórica; es una práctica que puede empezar hoy con foco en problemas reales, iteración y colaboración con IT.